Перейти к контенту
За что могут списать госпошлину с карты сбербанка

Сдача личных дел в архив при ликвидации организации

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) Доб. 773

Хозяйственные общества в процессе своей деятельности используют широкий спектр документов. Большинство из них имеет установленный законом срок хранения. Каким он может быть при ликвидации фирмы? Документы после нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права.

Предлагаем статью на тему: "как происходит сдача документов в архив при ликвидации" с комментарием от профессионального юриста.

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Сдача личных дел в архив при ликвидации

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. Организация работы с личными делами работников, в том числе порядок их подготовки и передачи на хранение в архив организации регулируются Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников [1] далее - Инструкция.

Согласно п. В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче на архивное хранение подлежат все дела, образовавшиеся в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет.

Для личных дел работников ст. Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении освобождении от занимаемой должности. Именно поэтому п. Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. К актам законодательства, регламентирующим данные вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций.

Согласно требованиям данных нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации специалистом по кадрам. Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным.

Например, дела, завершенные делопроизводством в г. Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом.

Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами постоянного и летнего сроков хранения , протоколами и т. Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве.

Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями п. Данные листы имеют отдельную нумерацию. Завершенная опись должна быть заверена подписана работником кадровой службы, оформившим дело к передаче в архив [5].

В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись лист - заверитель дела , в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации пропущенные и литерные номера , физическое состояние документов дела.

Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с указанием его должности и даты составления надписи.

При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается. Форма листа - заверителя дела, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, приведена в приложении 1. Пример оформления листа - заверителя личного дела приведен в приложении 2. Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы.

Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером. Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, так как на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

В процессе подготовки личных дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение структурное подразделение [6] , на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь. После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела.

Крайними датами личных дел являются даты приказов о приеме и увольнении работников [7]. Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например :. Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа - заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела, который определяется в процессе экспертизы ценности документов в соответствии с требованиями Перечня Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Кроме того, в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен архивный шифр дела, который включает в себя:.

Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу. Пример оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив, приведен в приложении 3.

Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации. В некоторых организациях описи дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения могут не составляться в связи с отсутствием соответствующих документов. В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др. Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки формы Т-2 и др. Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.

В организации составляется единая сводная опись дел по личному составу, то есть в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации в отделе кадров, бухгалтерии и др. Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных, невостребованные трудовые книжки работников и др.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы. Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации.

Основными категориями документов по личному составу, включаемых в опись дел по личному составу кадровой службы , являются:. Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным.

Например, на дела г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации лицо, ответственное за архив. Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра.

При просмотре проверяются:. При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску.

На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив. Данный материал публикуется частично. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя. Больше подборок. О компании Контакты Пользовательское соглашение Политика конфиденциальности.

Имя E-mail. Выберите номер:. Другие наши издания. Рубрики в номере Правовая информация Трудовое законодательство Оплата труда Специалисты разъясняют. Прямая телефонная линия Рабочее время Судебная практика Охрана труда Делопроизводство Консультации для всех Секреты управления персоналом Все рубрики.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; составление заверительной надписи дела; описание дела на обложке.

Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например : Начато: Например : Ф. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы. Основными категориями документов по личному составу, включаемых в опись дел по личному составу кадровой службы , являются: приказы распоряжения по личному составу о приеме, переводе, увольнении работников, продлении перезаключении трудовых договоров контрактов ; личные дела уволенных работников [8] ; личные карточки уволенных работников форма Т-2 ; список штатно-списочный состав работников организаций; протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись.

При просмотре проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления; наличие и правильность оформления заверительной надписи дела; правильность оформления обложки дела. В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи. Банк документов. Новости 21 ноября , Расчетная норма рабочего времени на год установлена в Беларуси. В Минтруда рассказали, будут ли в Беларуси сокращать декретный отпуск.

Архив новостей. Электронные версии журнала. О журнале. Email: editor otdelkadrov. Начато:

Как организовать передачу дел в архив при ликвидации организации?

При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Как оформить личные дела в архив при ликвидации предприятия

Ликвидация предприятия — довольно сложный и болезненный процесс: за относительно короткое время необходимо выплатить задолженности подрядчикам и поставщикам, окончательно рассчитаться с персоналом, сверить отчетность с налоговыми органами. Какие документы сдавать в архив при ликвидации ООО Отдельным пунктом в этом длинном списке обязанностей стоит сдача документов в архив при ликвидации организации. Cдача документов в архив при ликвидации Каким должен быть ваш первый шаг при подготовке документов к сдаче в архив, если предприятие ликвидируется? Для начала вам стоит ознакомиться с информацией, представленной в архивном законодательстве РФ. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Сдача кадровых документов в архив при ликвидации

Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию , которая обеспечит его хранение. Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству. Архивное законодательство о передаче документов при ликвидации предприятий. Фрагмент документа. Пункт 9. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации

Акция месяца 8 88 Если организация находится на стадии оформления самой процедуры, то оформить и передать дела в архив нужно на этапе именно ликвидации или это можно делать позднее? Если да, то какие сроки предусмотрены численность сотрудников большая? И, вообще, если ли обязательства по передачи таких документов в Архив? Будем благодарны если поясните пошагово саму процедуру с примерами и образцами. Сталкиваемся с такой процедурой впервые.

В соответствии со ст. При ликвидации негосударственных организаций, в т.

Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами. Однако и это еще не финишная прямая.

Как оформить личные дела в архив при ликвидации предприятия

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Куда все это передавать? Кого следует этим озадачить и какие документы оформить? Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя. Думаем, что ответ на него будет интересен многим. Вопрос читателя Ликвидируется акционерное общество. Документацию по личному составу и организационные уставные, регистрационные и т.

Завершение ликвидации, сдача документов в АРХИВ

Как внести в трудовую книжку изменение записи о фамилии? Если организация находится на стадии оформления самой процедуры, то оформить и передать дела в архив нужно на этапе именно ликвидации или это можно делать позднее? Если да, то какие сроки предусмотрены численность сотрудников большая? И, вообще, если ли обязательства по передачи таких документов в Архив?

Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ и помогает быстро его найти, указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела. Не рекомендуется включать в личные дела документы, имеющие временный срок хранения — до 10 лет например, справки о составе семьи, о состоянии здоровья и т.

Если хотите понять, как подготовить документы так, чтобы угодить работникам архива с первого раза, читайте нашу статью. Большинство государственных архивов оказывают услуги по упорядочению документов. Узнайте в архиве, в который планируете передавать документы, стоимость услуги и как долго будут обрабатываться документы. Если очередь на архивную обработку расписана на несколько месяцев вперед, а ждать некогда, поинтересуйтесь у работников архива, не согласятся ли они подготовить ваши документы по договору подряда, например. Не хотят?

Приложение 5. Акт приема-передачи документов постоянного хранения в архив университета 1 Общие положения 1. Передаче дел в архив университета предшествует работа структурных подразделений по подготовке дел оформлению и описанию в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Архив университета осуществляет методическое руководство по оформлению структурными подразделениями дел для передачи в архив, а также предоставляет консультации и разъяснения. Дорогие читатели!

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. Макс К.

    Как действовать при ликвидации компании и спасет ли утеря документов при на сайт; Каков порядок передачи личных дел в архив при ликвидации предприятия? . Сдача документов на хранение в государственные архивы при.

  2. paililahard1980

    Тема в разделе " Реорганизация и ликвидация ", создана пользователем Brabus , 3 дек

  3. bieresgeotur1979

    Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании.

  4. Александр К.

    Сдача личных дел в архив при ликвидации ★ Ваши права онлайн

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных